Assistant/Assistante de formation
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Profil de poste - Assistant/Assistante de formation
Date : mars/avril 2024
1- Finalité du poste :
2- Place du poste dans l’organigramme |
3- Description du contenu des activités du poste
Toutes les activités énumérées ci-après sont réalisées sous le contrôle du directeur général, conformément à la politique générale de l’association décidée par la Présidente et le bureau ; et sous la supervision de la responsable de la formation.
Activités dans le domaine de l’organisation, la gestion et le suivi de l’offre de formation de l’Institut
- Saisir et gérer les inscriptions des apprenants sur la plateforme de gestion « Dandréo » ;
- Assurer le suivi des conventions de formation, selon le format établi par la responsable de la formation, et les adresser aux commanditaires, apprenants et à l’équipe pédagogique le cas échéant ;
- Veiller à l’impression et à la transmission, sur les lieux de formation, de tout document et support pédagogique utilisé au cours de la formation ;
- Veiller à la bonne organisation du transport et de l’hébergement des formateurs, le cas échéant, dans les limites des tarifs définis par l’organisme de formation auprès de l’équipe pédagogique ;
- Suivre et aider au respect des process de conformité à la norme qualiopi par l’équipe pédagogique ;
- Établir les attestations de formation pour les stagiaires et veiller à la délivrance de tout autre titre décerné aux stagiaires à l’issue des formations organisées par l’Institut ;
- Participer à la programmation des formations ;
- Saisir les formations programmées par la responsable de la formation dans le calendrier des formations ;
- Faciliter les relations avec l’équipe pédagogique de l’organisme de formation ;
- Prendre part au suivi administratif et statistique des activités de formation et participer au bilan de l’activité de l’organisme de formation.
Activités dans le domaine de la formation en ligne
- Apporter un appui technique à la responsable de la formation et à l’équipe pédagogique dans le cadre de la création d’une offre de formation en ligne ;
- Mettre en place, avec la responsable de la formation, une plateforme de formation en ligne ;
- Importer les formations sur la plateforme de formation en ligne ;
- Participer à la gestion de la plateforme en ligne.
Activités dans le domaine de projets européens et internationaux
- Participer, sur un volet organisationnel, administratif et logistique, aux projets européens ou internationaux impliquant l’organisme de formation de l’Institut en matière de formation.
4- Dispositions complémentaires
- L’assistant.e de formation rend compte quotidiennement de ses activités à la responsable de la formation ;
- L’Assistant et la responsable de la formation rendent compte de manière hebdomadaire de l’ensemble de leurs activités au Directeur général et, par l’intermédiaire de ce dernier, à la Présidente et au Bureau de l’Institut ;
- Il.elle s’engage à respecter la confidentialité de l’ensemble des informations, quelle qu’en soient leur forme, qui lui seront délivrées ;
- Les missions de l’Assistant.e sont exercées en télétravail ou au siège de l’Institut, ponctuellement, dans le cadre de réunions de service ou à la discrétion du Directeur général ;
5. Compétences et qualités attendues
- Compétences requises :
- Maitrise des outils informatiques essentiels (pack office, Dendréo ou autre logiciel de gestion des formations, LMS ou plateforme de e-learning)
- Maitrise du français et bon niveau en anglais
- Savoir-être requis :
- Rigueur méthodologique ;
- Respect des process établis ;
- Aisance relationnelle.
6. Nature du poste
Nature du contrat de travail : CDD
Durée hebdomadaire de travail : temps partiel
Horaires de travail : par demi-journée sur la semaine
Niveau de rémunération : SMIC
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